Nehmen wir mal an, wir sind der Mensch innerhalb eines Unternehmens, der ein Projekt plant und staffed. Der Zeitplan ist klar, die Anforderungen auch und wir wissen, dass wir 5 Personen brauchen. Diese 5 Personen werden intern oder auch extern eingestellt und fangen nun mit ihrer Arbeit an. An Projekttag 7 wird einer der Mitarbeiter krank und fällt für zwei Wochen aus. An Projekttag 12 geht ein anderer Mitarbeiter für drei Wochen in den Urlaub. Nach vier Wochen kündigt ein weiterer Mitarbeiter. Autsch. Hier brauchen wir nicht mal ein BWL-Studium um zu erkennen, dass der Projekterfolg massiv gefährdet ist. Mit nur 20-40% der ursprünglich geplanten Kapazitäten können wir niemals den Zeitplan einhalten. Die Stakeholder oder Auftraggeber, ob intern oder extern, werden wohl nicht sonderlich erfreut sein.

Quote Wir müssen aufhören, Projekte zu knapp und naiv zu planen.

Was auf der Hand liegt ist, dass das Projekt von Anfang an falsch geplant wurde. Wir hätten eindeutig mehr Mitarbeiter als Backup benötigt um das Projekt nicht zu gefährden. Natürlich wissen wir alle, dass es Budgets gibt und nicht beliebig viele Mitarbeiter eingestellt werden können. Aber der Moment, in dem wir wirklich viel Geld verlieren ist der, wenn uns die zu engmaschig geplante Kapazität ausgeht. Wenn wir von Anfang an einen gewissen Puffer eingeplant hätten, würden wir

• A, nicht in die Situation kommen, dass unser gesamtes Projekt weder in-time, noch in-budget noch in-quality geliefert wird,

• oder B, das Projekt schneller fertiggestellt wird und wir die Ressourcen wieder freisetzen können, z.B. für andere Projekte.

Ab dem Moment, in dem wir asap weitere Projektmitarbeiter brauchen, verbrennen wir extrem viel Geld für den Hiring- und Einarbeitungsprozess. Denn selbst wenn wir einen Projektmitarbeiter finden, der übermorgen anfangen kann, geht die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Mensch dann auch noch wirklich was drauf hat und sich schnell in das Team integrieren kann, gegen 0. Und nun meinen wir, dass solche Szenarien selten passieren. Aber weit gefehlt. Das ist ein Standard-Szenario.

Quote Es gibt One-Man-Shows, die für die Entwicklung eines gesamten Systems alleine verantwortlich sind

Selbst in Großprojekten bei Milliarden-schweren Konzernen werden Projekte so besetzt, dass sie schon fast geschäftsgefährdend sind. In Software-Projekten ist es durchaus üblich, dass ein einziger Entwickler für die Programmierung einer gesamten Software alleine verantwortlich ist. Unverantwortlich? Ja irgendwie schon. Denn auch dieser eine Mitarbeiter wird mal krank, geht in den Urlaub oder wechselt das Projekt. So ergeben sich immer wieder neue One-Man-Shows und die Konsequenz bei den vielen Wechseln ist immer ein erheblicher Know-How-Verlust. Wird nun die Software sukzessive ausgerollt und irgendetwas funktioniert nicht, gibt es niemanden der von jetzt auf gleich das Problem lösen kann, weil es hochkomplex ist und ein neuer Entwickler teilweise Wochen braucht um den Code zu verstehen. Von der Personal- und Projektplanung hängt also, auch wenn es oft nicht erwartet wird, der gesamte Unternehmenserfolg ab und sollte deswegen immer als eine der obersten Prioritäten betrachtet werden.